MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
BUSES ARMENIA S.A.
Principios generales y postulados.
Artículo 1.- La Sociedad Buses Armenia S.A., por medio de este manual garantiza la
protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre,
la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe,
legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
El presente Manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y
maneje la sociedad, a quien en ejercicio de cualquier actividad, comerciales y laborales,
sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o
dato personal a Buses Armenia S.A., y en la cual esta actúe como encargada del
tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla, los
cuales serán registrados de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el
Decreto 1377 de 2013 y el período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que
Buses Armenia S.A., desarrolle su objeto social.
Artículo 2.- Marco legal
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial
No 1377 de 2013
Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011;
Artículo 3.- Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de
interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con
los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados
que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de
habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Artículo 4.- Principios específicos
3.- La Sociedad Buses Armenia S.A., acogerá los siguientes principios específicos que se
fijan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo,
uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el
tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b) Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales
sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a
los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Buses Armenia S.A., estarán
subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo
titular de los datos personales.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Buses Armenia S.A., en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier
tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos
la obligación de Buses Armenia S.A., será de medio.
g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada,
recolectada y sujeta a tratamiento por la empresa, será objeto de protección en la medida
en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la
adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios
electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en
contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran,
manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre
en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera
estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales,
comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la
ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o
sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos,
deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de
servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento.
Artículo 5.- Dato sensible:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos,
entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris,
reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Artículo 6.- Tratamiento de datos sensibles:
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a
terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio
o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Artículo 7.- Autorización del titular:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la
autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Artículo 8.- Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Artículo 8.- Derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que
sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y
capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y
adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su
información personal y la de los demás.
Artículo 9.- Deberes de la Sociedad Buses Armenia S.A., como responsable del
Tratamiento de Datos Personales.
Cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los
siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se
mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado
del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
Artículo 10.- Registro Nacional de bases de datos.
Buses Armenia S.A., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos
y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que
repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas
vigentes, sus estatutos y reglamentos.
Buses Armenia S.A., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la
reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus
bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será
administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio
público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de
libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto
expida el Gobierno Nacional.
Artículo 11.- Autorizaciones y consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por
parte de Buses Armenia S.A., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e
informado del titular de los mismos.
Artículo 12.- Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos,
Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior
consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar
u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de
manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca
hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será
generada por Buses Armenia S.A., y será puesto a disposición del titular con antelación y
de manera previa al tratamiento de sus datos personales. (Anexo 1)
Artículo 13.- Prueba de la autorización.
Buses Armenia S.A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e
implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o
mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por
parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar
cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos
realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Articulo 13.- Aviso de privacidad:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus
datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa
a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a
los datos personales. (anexo 2)
Artículo 14.- Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca
la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan
en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de
tratamiento de información.
Artículo 15.- Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en disposiciones vigentes, aplicable en
materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a La empresa, en
su condición de responsable del tratamiento.
b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a La Sociedad,
en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) A recibir información por parte de La Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le
ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo
dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o
requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
Artículo 16.- Deberes de la Buses Armenia en relación con el tratamiento de los
datos personales.
Buses Armenia, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son
propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los
mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se
encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente
sobre protección de datos personales.
Artículo 17.- Garantías del Derecho de Acceso.
Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular,
legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de' éste, sin costo
o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos
personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que
permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite
alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Artículo 18.- Consultas.
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular
que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Buses Armenia S.A.,
garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales La empresa
garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben
ser informados en el aviso de privacidad.
b) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en
operación.
c) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la
atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
plazo.
Artículo 19.- Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán
presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a
través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante
y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de la Empresa.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los
modifiquen o adicionen.
Artículo 20.- Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a
presentar reclamos.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a
personal de La Sociedad, la rectificación, actualización o supresión de sus datos
personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de
instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en
debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la
solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los
medios habilitados por Buses Armenia S.A., señalados en el aviso de privacidad y
contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
Artículo 21.- Rectificación y actualización de datos.
Buses Armenia S.A., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la
información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el
procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo
siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar
las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Buses Armenia S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el
ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia,
se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Buses Armenia, podrá establecer para estos fines, formularios, sistemas y otros métodos
simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se
pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Artículo 22.- Supresión de datos.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Buses Armenia S.A., la supresión
de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes
y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y
el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas
a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
Artículo 23.- Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de
sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal o contractual. Para ello, La Sociedad Buses Armenia S.A., deberá
establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su
consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que Buses Armenia S.A., deba dejar de tratar por completo los datos
del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por
ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad,
esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del
tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar
a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Artículo 24.- Seguridad de la información y medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Buses
Armenia S.A., adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Artículo 25.- Utilización y transferencia internacional de datos personales e
información personal.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier
persona titular de datos personales pueda tener para con Buses Armenia S.A., la totalidad
de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales
aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir
Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que
puedan establecerse con Buses Armenia S.A.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información,
Buses Armenia S.A., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y
se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal
que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con
la relación propia de la relación con Buses Armenia S.A., y solamente mientras ésta dure,
y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Buses Armenia S.A., también puede intercambiar Información Personal con autoridades
gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o
administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil,
administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales
civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque
es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes
distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las
solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de
residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger
nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o
propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o
limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
Artículo 26.- Función de protección de datos personales al interior de Buses
Armenia S.A.
Buses Armenia S.A., como empresa privada y en los términos establecidos en la
normatividad vigente, actuara como directa responsable del tratamiento de Datos
Personales; y las distintas dependencias tanto operativas como administrativas actuaran
como encargados del tratamiento de datos personales, así por ejemplo, y entre otras
dependencias, para el caso de datos personales de trabajadores actúa como encargado
del tratamiento El Área de Recursos Humanos; para el caso de datos financieros y
comerciales actúa como encargado del tratamiento La Gerencia y el Área de Almacén y
Contabilidad.
Buses Armenia S.A., designa a la oficina del Área Jurídica, como la persona que recibirá,
procesara y canalizara las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la
respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que
una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de
datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos,
plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los
derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que
se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que Buses Armenia S.A., dio un uso contrario al
autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación
motivada dirigida la Gerencia de la sociedad, ubicada en la carrera 18 N° 55-37, en
Armenia Quindío, teléfono 7472266 y 7478270, Correo electrónico:
basa@busesarmenia.com.co y jurídica@busesarmenia.com.co
El presente manual rige a partir del veintidós (22) de julio de 2013 y deja sin efectos los
reglamentos, manuales o cualquier otra medida que se hubiesen podido adoptar al
respecto por parte de la empresa.
Omar Aristizábal Ruiz
Gerente
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
BUSES ARMENIA S.A.
BUSES ARMENIA S.A., en ejercicio de sus actividades laborales y comerciales, ha
diseñado la política para el tratamiento de datos personales, en la que se contrae los
principios y reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el
fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares de información personal, que
se contraen a:
1.- Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales requerirá la Autorización
previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta
regla.
2.- Finalidad de la autorización. Los datos personales objeto de tratamiento se
obtienen con las siguientes finalidades:
a) Para el envío de información a sus contratistas, proveedores, trabajadores y
familiares;
b) Para la prestación de los servicios seguridad social integral de los trabajadores
y sus beneficiarios;
c) Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de sus
accionistas;
d) Para el fortalecimiento de las relaciones con sus trabajadores, familiares y
proveedores, mediante el envío de información relevante, en la prestación del
servicio, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS) por parte del área
Recursos Humanos, operativa, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente
y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre
otros;
e) Para la interacción con sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la
invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
f) Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a
través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación
del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o
patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
g) Para el cumplimiento y la verificación de saldos de sus acreedores;
h) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información
financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de
obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores, cuando haya lugar;
i) Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios;
j) Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos
comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
K) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el
cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
l) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio,
a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la
enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas,
consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para
las finalidades antes mencionadas.
m) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las
obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables;
n) Cumplir con los procesos internos de la empresa en relación con proveedores y
contratistas;
ñ) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los
clientes con el fin de cumplir los contratos celebrados.
3.- El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto,
actualizado, comprobable y comprensible.
4. Circulación restringida: Los Datos Personales solo serán Tratados por el
personal que la empresa autorice, o quienes dentro de sus funciones tengan a
cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a
quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por la empresa
para tratarlos.
5.- Acceso restringido: Buses Armenia S.A., no hará disponibles Datos
Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de
comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan
controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
6.- Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea
Dato Público se tratará por la Empresa como confidencial, aun cuando la relación
contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y Buses Armenia S.A.,
haya terminado, a la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben
continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por la Ley. Los Datos
Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la
finalidad de su Tratamiento lo justifique.
7.- Acceso a la información: El Titular, directamente o a través de las personas
habilitadas por el Régimen General de Protección de Datos Personales, podrá
consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez al mes y cada
vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de
Datos Personales que motiven nuevas consultas. En el evento en que se realice
más de una consulta por cada mes calendario, Buses Armenia S.A., cobrará al
Titular los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.
8.- Derechos de los Titulares: De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos
Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los encargados del
Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a
Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo que la Ley
indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante Buses Armenia S.A., o la persona encargada del
Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que
éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a la Ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de
las Bases de Datos de la empresa en cualquier momento, o cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto
administrativo definitivo que BUSES AREMENIA o el Encargado del Tratamiento
ha incurrido en conductas contrarias a la Ley.
9.- Transferencia, transmisión y revelación de datos personales. LA
EMPRESA podrá revelar a otras compañías con las que tenga vinculos, los Datos
Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y
Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no
vinculados a LA EMPRESA cuando:
a) Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las
actividades de LA EMPRESA;
b) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se
relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se
suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos
Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de
Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en
cabeza del respectivo Encargado:
a) Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme
los principios que los tutelan.
b) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos
Personales.
c) Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
10.- Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales de
niños, niñas y adolescentes. Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581
de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el
Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o
supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes,
siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los
niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización
del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de
su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la
madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
11. Procedimiento para la atención y respuesta a peticiones, consulta, quejas
y reclamos de los titulares de datos personales. Los Titulares de los Datos
Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en
circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos
a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de
Protección de Datos Personales:
11.1. Atención y Respuesta a Peticiones y Consultas. El Titular o sus
causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados
más adelante:
Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de
sus Datos Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos
personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de
peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a Buses Armenia S.A., en la carrera 18 N° 55-37 en la
ciudad de Armenia;
Solicitud presentada al correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co o
juridica@busesarmenia.com.co .
11.2 . Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA: Las peticiones y consultas serán
atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de
dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.3 . Atención y Respuesta a Quejas y Reclamos:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una
queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada
para el Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja
o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse
de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos.
11.4. Medios de Recepción. LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios
para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten
conservar prueba de su presentación:
Comunicación dirigida a Buses Armenia S.A., carrera 18 N° 55-37 en
Armenia Quindío.
Solicitud presentada a los correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co o
juridica@busesarmenia.com.co
11.5. Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, LA EMPRESA deberá requerir al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o
reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja
o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
12.- Legislación Aplicable. Esta Política de Protección de Datos Personales, el
Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política,
se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos
Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y
demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
13.- Responsabilidad del Tratamiento de Datos Personales.
La Responsabilidad del Tratamiento de los Datos Personales es de la Sociedad
BUSES ARMENIA S.A., a través de sus área de Recursos Humanos, Operativa,
Seguridad Social, Recepción y Sistemas; sin embargo, todos los funcionarios que
realzan el tratamiento de datos personales en las direrentes áreas están obligados
a reportar estas bases de datos al área de Sistemas, para que ésta procesa a su
registro, igualmente a dar traslado de manera inmediata de todas las peticiones,
quejas y reclamos que reciban por parte de sus titulares a la Gerencia o el área
Jurídica de la Empresa.
Buses Armenia es una sociedad legalmente constituida, con domicilio en la ciudad
de Armenia, en la carrera 18 N° 55-37, con Dirección electrónica:
www.busesarmenia.com.co, con correo electrónico basa@busesaremenia.com.co
teléfono 7472266. La presente Política entró en vigencia el 22 de julio de 2013.
Omar Aristizbal Ruiz
Gerente
ANEXO 1
DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES
Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de
información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o
bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas Buses Armenia S.A.,
como empresa privada que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su
autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada,
permita a todas las áreas administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir,
procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido
suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios
electrónicos de todo tipo con que cuenta la empresa. Esta información es, y será utilizada en el
desarrollo de las funciones propias de la actividad Comercial y Laboral, de forma directa o a través
de terceros.
Buses Armenia S.A., en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda
autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser
que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta
de correo electrónico dispuesta para tal efecto: carrera 18 N° 55-37, en Armenia Quindío, teléfono
7472266 y 7478270, Correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co y
jurídica@busesarmenia.com.co
_________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi condición de
___________ (trabajador, proveedor, cliente) declaro que conozco el manual y política de
protección y tratamiento de datos personales, establecidas por Buses Armenia S.A., y “Consiento y
autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme
a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Si no deseara que mis datos personales
sean utilizados por Buses Armenia S.A., me reservo el derecho a revocar de manera parcial o total
tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio
físico o electrónico, que ya conozco; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta
inequívoca que permita concluir de forma razonable que se revoca tal autorización o
consentimiento. Igualmente autorizo, para que cualquier comunicación, documento o soporte de
pago, me sea remitida a mi lugar de residencia en
________________________________o al correo electrónico _____________________.
En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus
datos personales, o en caso de que usted considere que Buses Armenia S.A., dio un uso contrario
al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo o que se difunda información
relacionada con la Empresa y sus actividades, según el presente documento, usted podrá
contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de la Gerencia, Área Jurídica,
Recursos Humanos, responsable de protección de datos de la empresa en: La carrera 18 N° 55-37,
en Armenia Quindío, teléfono 7472266 y 7478270, Correo electrónico: basa@busesarmenia.com.co
y jurídica@busesarmenia.com.co
_________________________
Nombre cédula y firma
ANEXO 2
MODELO AVISO DE PRIVACIDAD
Buses Armenia S.A., con domicilio en la Ciudad de Armenia, Quindío, es Responsable
del Tratamiento de los datos personales que le han suministrado y le suministren sus
clientes, proveedores y trabajadores. Para el efecto nos podrán contactar en nuestras
oficinas del domicilio principal, en la Carrera 18 N° 55-37, al correo electrónico
basa@busesarmenia.com.co jurídica@busesarmenia.com.co al teléfono 7472266, fax
7478270.
La Información proporcionada por el titular del dato a Buses Armenia S.A., se requiere
para ser recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de
tratamiento para:
- Mejorar y lograr una eficiente comunicación con nuestros clientes, proveedores y
empleados, y demás actividades propias relacionadas con nuestro objeto social;
- Para ser contactado e informarle sobre nuestros compromisos, necesidades,
ofrecimiento de servicios;
- Para uso comercial y laboral;
- Evaluar la calidad de nuestro servicio;
- Para todos los asuntos administrativos y laborales en el normal desarrollo de
nuestro objeto social, al interior o exterior de nuestra empresa.
Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted
en el proceso de vinculación.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de
Políticas y Procedimientos de Datos Personales de Buses Armenia S.A., que contiene las
políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de
consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta,
rectificación, actualización y supresión de los datos, en la pagina web
www.busesarmenia.com.co o solicitándola a los correos electrónicos
basa@busesarmenia.com.co, jurídica@busesarmenia.com.co o directamente en el
domicilio principal de la sociedad, ubicado en la carrera 18 N° 55-37 de Armenia Quindío.
_____________________________
